GDPR / Persondatabeskyttelse

GDPR / Persondatavilkår


Denne tekst indeholder grundoplysninger vedr. GDPR-området i Totem Search & Selection


Data Protection Officer

Grane Steinrud, Adm. direktør Totem Search & Selection er udpeget til DPO i organisationen.


Ret til indsigt samt ret til sletning af persondata


Enhver person eller virksomhed, der henvender sig til Totem Search & Selection har ret til få at vide hvilke data, vi opbevarer om vedkommende. Denne indsigt opnås via henvendelse til DPO.


Ret til sletning af data vil ske umiddelbart såfremt en person eller en organisation henvender sig til DPO og beder om sletningen. En sletning medfører øjeblikkelig sletning af alle data i alle databaser samt i fx mailsystemer. Kort sagt overalt hvor data kan opbevares af Totem Search & Selection.


Formål med opbevaring af data


Som rekrutteringsvirksomhed har vi en naturlig interesse i at opbevare persondata for så vidt angår kandidater. Vi har ligeledes som virksomhed en interesse i at opbevare persondata i forbindelse med lønbehandling for medarbejdere. Vi har også interesse i at opbevare data om vores kunder (herunder data om medarbejdere hos vores kunder). Slutteligt har vi en interesse i at opbevare data om vores samarbejdspartnere.


Vi har således fire formål: 


  • Kandidater i forbindelse med rekruttering for vores kunder
  • Lønbehandling
  • CRM-formål
  • Samarbejdspartnere


Det er kun i tilfælde 1) og 2) vi kan opbevare personfølsomme persondata.


Hvilke data opbevarer vi?


Fsv angår kandidater opbevarer vi generelle data som fx navn, e-mail, adresse samt data som kandidaterne selv har lagt frem i offentligheden fx på LinkedIn. Vi opbevarer også de cv’er som vi har modtaget fra kandidaten, herunder de oplysninger som kandidaterne selv har valgt at notere på disse dokumenter.


I forhold til lønbehandling opbevarer vi navn, adresse, CPR-nummer, bankoplysninger samt oplysninger om fx sygdom. Det er kun data som er nødvendige for lønbehandling vi opbevarer.


Hvilke data opbevarer vi vedrørende kandidater?

Vi opbevarer:


  • CV
  • Eksamensbeviser (her kan i sjældne tilfælde forekomme CPR-nummer)
  • Personlighedstest – hvis denne foretages via Totem Search & Selection
  • Kognitive test – hvis denne foretages via Totem Search & Selection
  • Referencer – indhentes efter kandidatens samtykke og efter referenceoplysninger via kandidaten
  • Relevante noter nedskrevet af os


Hvilke data opbevarer vi ikke vedrørende kandidater?

Vi opbevarer ikke særlige personoplysninger (følsomme personoplysninger) som:


  • Det fulde cpr.nr.
  • Racemæssig eller etnisk baggrund
  • Politisk, religiøs eller filosofisk overbevisning
  • Fagforeningsmæssige tilhørsforhold
  • Oplysninger om helbredsmæssige eller seksuelle forhold
  • Oplysninger om strafbare forhold


Straffeattest indhentes i relevante tilfælde via kandidaten. Kandidaten skal give samtykke til at vi udleverer attesten til vores kunde. Vi sletter attesten hos Totem Search & Selection efter fremsendelse til vores kunde.


CV i databaser


Efter nærmere aftale med den enkelte kandidat opbevarer i cv’er i databaser. Disse databaser er omfattet af samme regler som dette dokument beskriver.


Target orienteret search


Når vi kontakter kandidater via headhunting vil vi have dels en kommunikation og dels cv’er som vi modtager fra kandidaterne. Data vil enten blive opbevaret i HR Manager eller i LinkedIn (i Recruiter-delen eller i indbakken i LinkedIn).


Alle data er omfattet af både sletningsreglerne samt oplysningsmuligheden ved henvendelse fra kandidaten.


Alle data, der fremkommer i forbindelse med headhunting vil blive slettet senest 6 måneder efter den aktuelle sag er afsluttet. 

Referencer


Referencetagning sker som regel sent i et rekrutteringsforløb. Vi opfatter referencepersoner, som kandidater har givet os som data, der skal behandles på samme måde som andre persondata. Kandidater kan altid trække deres tilsagn om adgang til referencepersoner tilbage.

 

Adgang til data


Fsv angår data der vedrører kandidater, vil alle ansatte samt løbende samarbejdspartnere have adgang til disse data så længe de opbevares i organisationen.


Vi vil ligeledes udlevere disse data til vores kunder i forbindelse med overdragelse af informationer om kandidaterne, når vi skal præsentere kandidater for kunderne.


Fsv. angår CRM systemet kan alle ansatte og samarbejdspartnere se data.


Det er kun den lønansvarlige, der kan se data vedr. løn.


Password og andet omkring beskyttelser af adgang


På alle devices, herunder Mac, PC, smartphones osv. er der optimal sikkerhed fsv angår brugeradgang. Alle devices opbevares fysisk hos den enkelte medarbejder.

Alle passwords ændres løbende og mindst hver anden måned.


Generel sletning


Vi ønsker ikke at opbevare data for kandidater udover en rimelig periode efter en rekruttering er afsluttet.

Data for kandidater slettes således senest, når der er gået 6 måneder fra registreringen.

Data for medarbejdere opbevares i lønsystemet i 3 år efter den ansattes fratrædelse.

Data for kunder opbevares i 6 måneder efter kontakt til kunden er sket sidste gang.


Opbevaringsteder for data


Vi anvender en række digitale systemer til opbevaring af data. Alle disse steder har vi en underskrevet databehandleraftale med. (Se dog oversigt senere, idet der er visse udbydere, der ikke er beliggende i EU).

Vi udskriver indimellem oplysninger om kandidater – fx i form af cv’er som herefter bliver til fysiskes dokumenter. Alle papirer makuleres ved arbejdsdagens afslutning eller opbevares i aflåst arkivskab. Ethvert fysisk dokument makuleres senest 6 måneder efter rekrutteringen er afsluttet.


Overførsel til tredjelande udenfor EU/EØS.


Vi har rekrutteringsopgaver, hvor enten virksomheden eller vores partnere befinder sig i et land udenfor EU/EØS, også kaldet et tredjeland.

 

Når vi skal overføre data til tredjelande, følger vi Datatilsynets vejledning om overførsel af personoplysninger til tredjelande, hvor der skelnes mellem overførsel til ”sikre” og ”usikre” tredjelande.

En overførsel til et usikkert tredjeland kan finde sted, hvis den registrerede person har givet sit udtrykkelige samtykke til overførslen. Dette betyder, at der skal være tale om en ”frivillig, specifik, informeret og utvetydig tilkendegivelse” fra den registrerede. Herudover skal den registrerede informeres om de mulige risici, som overførslen kan medføre for den registrerede.


Nyhedsbreve


Ved tilmeldelse af vores nyhedsbrev sammenstykker du til at vi kan sende dig mails som indeholder nyheder eller som Be hjælper personaliseringen af disse.


Website og cookies


Vi benytter os af cookies til at forbedre og tilpasse vores hjemmeside og markedsføring.


Hvad er en cookie?


En cookie er en lille datafil, som bliver gemt på din computer, tablet eller mobiltelefon. En cookie er ikke et program, der kan indeholde skadelige programmer eller virus.


Cookies kan være nødvendige for at få hjemmesiden til at fungere. Cookies hjælper os desuden med at få overblik over dit besøg på hjemmesiden, så vi løbende kan optimere og målrette hjemmesiden til dine behov og interesser. Cookies husker f.eks., hvad du har lagt i en eventuel indkøbskurv, om du tidligere har besøgt siden, om du er logget ind og hvilket sprog og valuta, du gerne vil have vist på hjemmesiden. Vi bruger også cookies til at målrette vores annoncer over for dig på andre hjemmesider. Helt overordnet anvender vi cookies som del af vores service til at vise indhold, der er så relevant som muligt for dig.


Nødvendige cookies


Nødvendige cookies hjælper med at gøre en hjemmeside brugbar ved at aktivere grundlæggende funktioner, såsom side-navigation. Hjemmesiden kan ikke fungere optimalt uden disse cookies.


Funktionelle cookies


Vi indsamler oplysninger om dine foretrukne indstillinger og valg på hjemmesiden. Det gør vi for at din oplevelse på hjemmesiden er så optimal som mulig. Oplysningerne bliver brugt til at afgøre, hvilken region og sprog du foretrækker, til at vise videoer og andre visuelle elementer på hjemmesiden fx jobsøgning.


Statistiske cookies


Vi indsamler oplysninger om, hvordan du interagerer med hjemmesiden, herunder hvor ofte du besøger siden, og hvilke sider du kigger på. Det gør vi for at kunne optimere design, brugervenlighed og styrke effektiviteten af hjemmesiden. Derudover bruger vi oplysningerne til at give dig personaliseret indhold og udarbejde markedsanalyser.


Marketing cookies


Vi indsamler oplysninger om dine interesser, herunder hvilke sider og annoncer du klikker på, hvilke produkter eller ydelser du viser interesse for, eller køber, på denne og andre hjemmesider, samt eventuel geografisk og demografisk information. Det gør vi for at kunne vise dig annoncer, der er relevante for dig og dine interesser. For at kunne vise dig målrettede annoncer på denne og andre hjemmesider, samarbejder vi med andre virksomheder, som vi deler oplysninger med. Det kan du læse mere om herunder.


Databehandleraftaler


Totem Search & Selection ApS har pr. 1/01 2022 databehandleraftaler med følgende leverandører:

 

  • Economic
  • Danløn
  • Hr Manager
  • PeopleTools
  • PeopleTestSystems
  • CEB
  • Hubspot
  • ActiveCampaign
  • LinkedIn
  • Gmail / Google